Chère Cliente, Cher Client,

Billtobox

Après plusieurs trimestres d'utilisation (pour la toute grande majorité d'entre vous) de la plateforme collaborative Billtobox, nous avons trouvé opportun de vous rappeler quelques consignes d'usage qui ne sont pas toujours respectées même si vos efforts ont été remarquables au fil du temps, ce dont nous vous remercions grandement.

Notre démarche se veut bien entendu constructive dans le but d'optimaliser la communication de vos documents et d'éviter que vous et nous ne perdions du temps inutilement.

•  Si vous scannez un document d'achat avec l’appli mobile, précisez qu’il s’agit d’une « Facture » ou d’une « Note de crédit » pour que la plate-forme puisse retranscrire automatiquement, dans la zone « Détails », le numéro de vos factures ou Nc quand c’est de ces documents qu’il s’agit. En effet, il est bien plus facile pour nous de modifier sur la plate-forme le type de document de « Facture » en « Frais » que l’inverse qui nous impose de retranscrire manuellement le numéro de vos factures.
• Scannez avec l’appli mobile dans un endroit suffisamment lumineux (idéalement à la lumière du jour). A la lumière artificielle, évitez autant que possible les ombres sur le document (faisceau lumineux devant vous mais jamais derrière ni au-dessus de vous).
  
• Retirez le ticket de caisse ou de paiement agrafé à votre document que vous pouvez ajouter en page 2 ou suivantes.
• Veillez également à ce que le fond (sur lequel est posé votre document) soit bien contrasté (pas une facture blanche sur un fond blanc par ex.) et uniforme (pas sur d'autres documents, sur une nappe à motifs,... par ex.)
• Positionnez votre smartphone le plus parallèlement possible à votre document disposé bien à plat et sans plis (pour ce faire, repliez à l'inverse des plis). Sachez qu'une Scanbox comme celle-ci permet notamment de scanner plus rapidement et sans flou.
• Rognez le périmètre indésirable (bureau par ex.) autour du document pour ne conserver que l’essentiel, la facture !  

• Téléchargez vos documents : 

  - dans leur intégralité (avec toutes les pages et annexes qui les composent – y compris, le cas échéant le verso) ;

  - individuellement (en créant un seul fichier par document complet) ;

  - dans le répertoire ad hoc (achat dans les achats, ventes dans les ventes et tout autre document (voir Flash Card n°6) dans le Doc Center > Fichiers locaux > Mes Documents. C'est nous qui le reclasserons dans le sous-répertoire ad hoc une fois traité par nous.

  !!! ATTENTION que les courriers fiscaux et TVA (demande de renseignements, avis de rectification, notification d'imposition d'office) doivent toujours nous être  transmis par email, courrier ordinaire, fax ou déposés au bureau pour pouvoir être en mesure d'en assurer un traitement dans les délais.

• Ne téléchargez plus vous-même les factures des fournisseurs (liste à nous demander) qui sont livrées automatiquement sur la plateforme et notamment, celles de la Fiduciaire Ex & Co. 
• Téléchargez vos documents le plus régulièrement possible, au mieux de vos possilités, pour autant que 90 % de ceux-ci le soient pour le dernier jour de chaque trimestre au plus tard.
• Consultez de temps en temps cette newsletter, nos Flash Cards thématiques et notre Tuto.

Au besoin, n’hésitez pas à nous contacter pour toute question pratique.

En vous remerciant pour votre précieuse collaboration.

Stéphane & Sandra Lutgen                                                                    3 novembre 2021

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