Depuis le 1er janvier 2022, ce sont tous les montants d’indemnités, qu'elles soient forfaitaires (fixes) ou basées sur des justificatifs (variables), qui devront être mentionnées sur les fiches fiscales des salariés (281.10) et des dirigeants d'entreprises (281.20).

Pour rappel, l'article 57 CIR92 stipule que les indemnités forfaitaires allouées aux membres du personnel en remboursement de frais effectifs propres à l'employeur ne sont considérés comme des frais professionnels que s'ils sont justifiés par la production de fiches individuelles et d'un relevé récapitulatif.
L'article 27 de la loi du 27 juin 2021 (applicable aux remboursements effectués à partir du 1er janvier 2022) complète l'article 57 CIR92 par un deuxième alinéa qui dispose que les indemnités variables accordées aux membres du personnel à titre de remboursement de frais propres réels à l'employeur doivent également être justifiées au moyen de fiches individuelles et d'un état récapitulatif.

 

En outre, la Circulaire 2021/C/20 du 26 février 2021 souligne notamment que :

1. lorsqu'un employeur accorde une indemnité à un travailleur, cette indemnité ne peut être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l'employeur non imposable que si l'employeur peut apporter la double preuve :

- que l'indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres; 
- que cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

2. L'employeur peut déterminer ces indemnités de manière forfaitaire, sans que celles-ci ne perdent le caractère de dépenses effectives lorsque leur montant a été établi d'après des normes sérieuses qui sont le résultat d'observations et de recoupements nombreux.

3. Les dépenses propres à l'employeur remboursées sur base d'un montant forfaitaire ne peuvent plus être prises en charge par l'employeur sur base de pièces justificatives réelles.

 

 

Cette modification de la loi trouve son origine dans le cadre de la législation contre le blanchiment d'argent et dans l'expansion du travail à domicile qui a généré des remboursements des frais plus conséquents depuis la crise Covid-19.
Au niveau fiscal, elle assure à l'Administration une plus grande transparence sur les remboursements de dépenses propres à l'employeur qui facilitera inéluctablement le contrôle fiscal des éventuels doubles emploi évoqués ci-avant.

Au niveau juridique, elle renforce l'exigence de l'article 16, §1, 8° de l’arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux qui précise que les motifs et les montants de tout paiement fait au travailleur en raison de son occupation doivent être repris par l’employeur sur le compte individuel du travailleur. 

En effet, ce n'était pas toujours le cas quand par exemple, des frais propres à l’employeur étaient remboursés sur base de pièces justificatives et en dehors de la fiche de paie.

 

A défaut d'avoir mentionné ces indemnités sur une fiche fiscale, vous vous exposez au rejet de celles-ci (pas systématique en ce qui concerne les indemnités variables-sur base de pièces justificatives) en tant que frais professionnels et à une amende administrative non déductible.

 

Les modifications se présentent comme suit : 

À reprendre sur la fiche fiscale :	Revenus 2020 (une ligne)	Revenus 2021 (trois lignes)	Revenus 2022 et suivants (trois lignes)
Indemnités forfaitaires établies sur base de critères sérieux et concordants	OUI – critères sérieux et/ou	OUI – critères sérieux	Le montant
Indemnités forfaitaires qui ne s’appuient pas sur de critères sérieux et concordants	OUI —justificatifs et/ou le montant	Le montant	Le montant
Indemnités sur la base de justificatifs	OUI —justificatifs et/ou le montant	OUI —justificatifs	Le montant

 

 

Sources : Loi portant des dispositions fiscales diverses et modifiant la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces du 27 juin 2021 (M.B. 30 juin 2021).
Circulaire 2021/C/20 du 26 février 2021 relative aux interventions de l'employeur pour le télétravail

Addendum : Circulaire 2022/C/62 relative à la justification des indemnités en remboursement de dépenses propres à l'employeur